Et begreb der ofte bruges i forskellige sammenhænge, da der er stor fokus på digitalisering. Men hvordan griber man det an, hvad er der af faldgruber, kan det betale sig, hvad koster det? Denne artikel vil forsøge at give svar på nogle af disse spørgsmål.
Hvad vil det sige at digitalisere, meget enkelt sagt er det at sætte strøm til manuelle processer. Men her hører enkeltheden også op.
For digitalisering kan gå flere veje, det kan være en god investering eller i værste fald spild af penge, og risikoen for det sidste er desværre til stede.
Processen starter med at identificere mulige optimeringer i virksomhedens forretningsgange og processer, for med udgangspunkt heri at definere en digital strategi. Det behøver ikke at være en omfattende rapport, men en kort beskrivelse af virksomhedens ambitioner omkring digitalisering. Det er en opgave, som bestyrelsen naturligt bør igangsætte og sammen med ledelsen definere.
I denne proces skal der være fokus på, hvilke manuelle processer, der med fordel kan automatiseres og hvilke afledede positive effekter, der kan hentes. Endvidere bør det tages i betragtning, hvor indsatsen gør virksomheden hurtigere end konkurrenterne og hvad der f.eks. kan give større omsætning pr. medarbejder. Med andre ord opnå positiv bundlinje effekt.
Og husk at se efter de lavt hængende frugter, de kan være med til hurtigt at give nogle succesoplevelser i virksomheden.
Da der ofte kan være flere leverandører involveret, vil det være formålstjenligt at vælge en uafhængig projektleder til at sikre, at processen holdes i gang, og der kvalitetssikres løbende, samt at budgettet ikke skrider. Det kan være en medarbejder i virksomheden som får dedikeret tid til opgaven eller en ekstern, der hyres ind til opgaven. Men vigtigt er det at opgaven prioriteres.
Der skal foretages en vurdering af den nuværende it-platform, om den er i stand til at løfte den planlagte digitaliseringsopgave. I den forbindelse er der en række spørgsmål, der kræver klare svar:
Kan den nuværende platform:
- Udvikle sig med virksomheden digitale strategi uden store omkostninger, skal der f.eks. laves for mange ekstra løsninger for at platformen understøtter forretningens ønsker.
- Holdes opdateret til nyeste standarder og lovgivning.
- Være tilgængelig de steder, hvor det er nødvendigt, web, apps m.v.
Og er det en sikret ”kerne” (ligger i skyen) eller kræver det interne ressourcer at drifte systemet.
Er svarene i overvejende grad negative, bør der ses efter en ny og moderne platform, der kan efterkomme virksomhedens behov nu og i fremtiden.
En digitaliseringsproces er en stor belastning for virksomhedens medarbejdere, de skal afse tid til at hjælpe med procesbeskrivelser, test og ikke mindst i mange tilfælde ændre deres mindset, deres arbejdsgange bliver forandrede.
Der bør derfor opsættes delmål, der er overskuelige for organisationen og samtidig giver mulighed for løbende evaluering af projektet og eventuelle behov for ændringer. Det er jo en læringsproces at gennemføre en digitalisering, derfor er tålmodighed vigtig, og det skal bestyrelse og ledelse være meget opmærksomme på. Her har projektledelsen en meget vigtig opgave.
3 gode råd til at komme i gang med at digitaliserer din forretning:
- Gennemgå virksomhedens processer og få identificeret mulige gevinster.
Kender du selv til de muligheder der ligger i branchen men bare ikke har udnyttet dem, så kan du selv klare denne opgave ellers bør du søge bistand.
- Identificer om virksomhedens eksisterende it-arkitektur kan bære ændringen og udvikles sig med virksomheden
- Estimer omkostninger, besparelser og afledte gevinster med henblik på prioritering af opgaver.
Sidst men ikke mindst er det vigtigt, at den/de leverandører, der vælges til at levere ny platform og løsninger har stor erfaring med deres løsninger, har evnen til at formidle forslag til løsninger enkelt og overskueligt, kan udfordre virksomheden samt overholde tidsplaner og budget.
Skrevet af:
Torben Røssell, Partner BB3