En dagsorden lyder umiddelbart bureaukratisk, formel og lidt kedelig – og dette er nok også korrekt langt hen ad vejen. Ikke desto mindre er det et omdrejningspunkt i det professionelle bestyrelsesarbejde, idet en dagsorden tjener flere formål. Disse er:
- At højne den genuine virksomhedsforståelse og drift.
- At eksercere de indskrevnes ansvarlighed.
- At udvikle den samlede bestyrelse som en gruppe, der løbende kommunikerer, hjælper hinanden og løser opgaver.
- At skabe en bestyrelse, som er øverste ledelsesorgan – ikke bare af navn; men også af gavn.
- At sikre en professionel gennemførsel af et formelt bestyrelsesmøde.
AD1
Da en bestyrelse oftest arbejder for virksomheder, bør alle bestyrelsesmedlemmer have en minimumsforståelse for professionen at drive en sådan. Da den ansvarlige forudsætning for vækst og ekstra kapital er en tilstrækkelig kompetent forvaltningsmekanisme, så skal der arbejdes hen imod et minimumsniveau. En godt sammensat dagsorden understøtter dette.
AD2
Dagsordenens punkter skal, som minimum, omhandle gældsbyrdens servicering kontra likviditet og kapitalberedskab, som igen skal ses i risikostyrings perspektiv.
AD3
Det er én af bestyrelsesformandens opgaver at samle bestyrelsen, så den fungerer som en gruppe, der reelt kan samarbejde og løse opgaver. Dette sker bl.a. på bestyrelsesmøderne, hvor dagsordenen isoleret set fungerer som et samlende element. Derudover er der rige muligheder for at sikre sammenhold via den løbende kommunikation, off-site events, middage, etc.
AD4
Er bestyrelsen en velfungerende gruppe, kan den være en reel funktion i virksomheden, som direktionen løbende kan trække på. Derved opstår der et samarbejde mellem bestyrelse og direktion, som er grundlaget for værdiskabelse.
AD5
Og sidst; men ikke mindst, så skal dagsordenen jo selvfølgelig også sikre, at bestyrelsesmøderne gennemføres både struktureret og professionelt, det vil sige, at alle relevante emner diskuteres.
Når alt dette er sagt, så husk nu også, at det man ikke kan sætte på dagsordenen, såsom en let tone, nogle anekdoter, smalltalk og endda en lille vittighed, jo også hører med til at skabe et sammenhold og en produktiv gruppe.
Skrevet af:
Jørn Martin Bank, Partner i BB3